Varför ett serviceavtal är smart – inte bara snällt mot budgeten
I flerbostadshus, kommersiella fastigheter och samfälligheter är VVS-driften en av de största kostnadsdrivarna över tid. Enstaka akututryckningar kan verka billiga “per gång”, men när man summerar året blir det ofta både dyrt och störande för boende och verksamhet. Ett skräddarsytt serviceavtal vvs samlar rutiner, tider, priser, kontaktvägar och mål i ett dokument – och gör dem mätbara. Med ett definierat åtagande blir fel upptäckta tidigare, styrningen trimmas och energiförluster minskar. Långsiktigt är det livscykelkostnaden (LCC) som räknas: planerat underhåll och metodisk diagnostik ger lägre total kostnad än att ”släcka bränder”.
Rent praktiskt innebär avtalet att du får:
- Garanterad responstid via ett definierat sla vvs.
- Återkommande rondering vvs och protokoll.
- Årlig eller halvårsvis statusbesiktning vvs med åtgärdsplan.
- Tydlig fakturamodell och rapportering som stöd för förvaltning och styrelsebeslut.
Kärnan i ett modernt vvs-avtal: Sla + planerat underhåll
Ett sla vvs (Service Level Agreement) är ett löfte om svarstid och åtgärdstid. Det skapar förutsägbarhet i en värld där driftstörningar annars styr din kalender. När felanmälan vvs kommer in till vår support triageras ärendet efter prioritet (exempelvis akut läcka, störande driftproblem, komfortfråga). SLA:t talar om hur snabbt vi återkopplar, hur vi säkrar platsbesök och hur eskaleringen ser ut om problemet kräver flera kompetenser (rör, styr, ventilation). Parallellt rullar det planerade underhållet: rondering vvs, filterrens, funktionsprov på ventiler, temperaturkontroller av tappvarmvatten och årliga statusbesiktning vvs enligt egenkontrollkrav. Det är där de stora pengarna sparas – före felet händer.
Ramavtal som arbetsform – ryggmärgen i samarbetet
Ett ramavtal vvs definierar villkor, priser, roller och dokumentation för alla kommande uppdrag. För B2B/BRF ger det snabbare start, mindre administration och jämförbara offerter mellan årsmötena. Ramavtalet kopplas ofta till en eller flera SLA-nivåer (ex. kontorstid, utökad jour, dygnet runt) och till ett fast ronderingsprogram. En enhetlig struktur gör att förvaltare kan följa upp resultat och budget i samma mall år efter år – i stället för att brottas med spretiga engångsfakturor.
Det här brukar vi lägga in i ett ramavtal:
- Omfattning (fastigheter, tekniska system, utrymmen).
- SLA-klassning, kontaktvägar för felanmälan vvs och eskaleringskedja.
- Frekvens och innehåll för rondering vvs och statusbesiktning vvs.
- Rapport- och underlagskrav (mätdata, foton, termogram, loggar).
- Prisbilaga med normalpris, jourtillägg och indexhantering.
Så kopplas avtalet till lag- och branschkrav
Ett hållbart serviceavtal vvs måste spegla gällande regelverk och branschpraxis. I Sverige ingår t.ex. krav på hygienisk tappvattentemperatur och skållningsskydd vid tappställe, vilket styr hur drift och kontroller planeras. I flerbostadshus ingår dessutom journalföring av temperaturer och rutiner för legionellakontroll i egenkontrollen – en juridisk skyldighet som måste skötas. Rätt upplagt avtal inkluderar alltså mätpunkter, protokoll och ansvarsfördelning, så att alltid rätt data hamnar i driftpärmen.
När fjärrvärme används finns starka ekonomiska incitament att hålla låg returtemperatur för att undvika malus/straffavgifter. Ett välformulerat ramavtal vvs knyter därför ihop injustering, kurvtrim och centralservice med löpande uppföljning – återigen via rondering vvs och statusbesiktning vvs – så att delta-T förbättras och fakturan blir lägre.
Rondering och statusbesiktning – grunden för lcc-styrning
Rondering vvs är regelbundna, korta besök med många kontroller: filter, tryck, temperaturer, läckageindikatorer, larmhistorik. Syftet är att upptäcka avvikelser innan de blir driftstopp. Statusbesiktning vvs är en mer omfattande genomgång 1–2 gånger per år där man systematiskt går igenom hela anläggningen, uppdaterar åtgärdslistan och prioriterar insatser. Tillsammans är de LCC-motorn i avtalet: rätt åtgärd, i rätt tid, till lägre total kostnad.
Exempel på ronderingspunkter:
- Fjärrvärmecentral: smutsfilter, reglerventil, växlare, VVC-flöde/isolering.
- Värmesystem: pumpdrift (ΔP-variabel), ventilation av stammar, ventilställ.
- Tappvatten: temperaturer vid mätpunkter, blandningsventiler, skållningsskydd.
- Avlopp: renspunkter, återkommande stopp, behov av stamspolning.
- Dokumentation: föregående avvikelser, åtgärdsstatus, loggning.
Så fungerar felanmälan – från triage till åtgärd
En effektiv felanmälan vvs bygger på tre saker: tydliga kontaktvägar, klara prioriteringsnivåer och kopplade SLA-tider. Med vår driftlinje får beställare ett ärendenummer, besked om SLA-klass och en första tidsplan. Ärenden som rör risk för vattenskada (läckor, rörbrott) prioriteras alltid högst, och triagen kan inkludera råd för att begränsa skadan innan vi är på plats (t.ex. stäng av huvudvatten eller krets, dokumentera med foto). Denna “första hjälpen” kortar både stillestånd och skadekostnader.
Exempel på sla-nivåer – gör responstiden konkret
| SLA-klass | Återkoppling | På plats (arbetsdag) | Gäller typiskt | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| A – Akut | ≤ 15 min | ≤ 2 h | Rörbrott, aktiv läcka, stopp med översvämningsrisk | Jour kan inkluderas i sla vvs. |
| B – Hög | ≤ 30 min | ≤ 8 h | Driftstörning värme/varmvatten, larm från central | Förvaltarinfo och tidsplan i bekräftelsen. |
| C – Normal | ≤ 4 h | ≤ 24–48 h | Komfortfråga, lokalt stopp utan risk | Kombineras med planerad rondering vvs. |
| D – Plan | samma dag | enl. plan | Planerat byte/optimering | Flyttas vid akuta A-ärenden. |
Tabellen är illustrativ och anpassas i varje ramavtal vvs efter anläggning och bemanning.
Energi och ekonomi – där avtalet tjänar in sig
Värmekurvans lutning, ventilförinställningar, termostaternas kondition och VVC-flödet påverkar energinotan varje dag. Med återkommande rondering vvs och en årlig statusbesiktning vvs fångar vi fel som annars gömmer sig: för höga returtemperaturer i fjärrvärme, varvtal som driver överflöde, smutsiga filter som stryper växlaren. När dessa åtgärdas minskar energin och komforten blir jämnare – och den förväntade livslängden på utrustningen ökar. Det är den klassiska LCC-logiken som bekräftats i branschanalyser: lägre akuttimmar, färre följdskador, mindre oplanerad nedtid.
Juridik och egenkontroll – därför måste mätningen in i avtalet
Egenkontroll av tappvarmvatten (temperaturjournaler, rutiner mot legionella) är inte en “nice to have” utan en skyldighet. I ett serviceavtal vvs specificerar vi därför mätpunkter, frekvens och rapportformat – så att driftpärmen alltid är uppdaterad. Vid tillsyn eller skada slipper du jaga data; allt ligger i protokollen från statusbesiktning vvs och ronderingar. Detta är särskilt viktigt i BRF:er där styrelsebyten kan skapa glapp i rutiner. Avtalet gör att driften överlever organisatoriska förändringar.
Fallstudie – brf med varma returer och stökig jour
Bakgrund: En BRF hade återkommande klagomål på för varmt inomhus vid milt väder och höga fjärrvärmeräkningar med malus för varm retur. Jourutryckningar var vanliga men löste sällan grundproblemen.
Åtgärd via serviceavtal: Vi etablerade serviceavtal vvs med SLA B för driftstörningar och C för komfortärenden. Rullande rondering vvs varannan vecka och halvårsvis statusbesiktning vvs infördes. Inledande åtgärder: filterrengöring i central, ventilförinställning, byte av tröga termostater, kurvtrim. Felanmälan vvs strukturerades med triage och spårbara ärendenummer. Ramvillkor sattes i ett uppdaterat ramavtal vvs.
Resultat: Lägre returtemperatur och minskade påslag, färre akuta utryckningar, förbättrad komfort. Återrapporten användes som underlag i budget och styrelseprotokoll.
Offert- och upphandlingsguide – så skriver du avtalet rätt
När du upphandlar serviceavtal vvs:
- Lista anläggningarna och deras kritikalitet (värme, tappvatten, avlopp, fjärrvärme).
- Bestäm sla vvs per kategori (akut, hög, normal, plan).
- Ange ronderingsintervall och omfattning för rondering vvs.
- Definiera innehåll i statusbesiktning vvs (mätpunkter, dokument, fotokrav).
- Lägg in tydlig prisbilaga och index – både normal- och jourpriser.
- Sätt rapporteringskrav (delta-T, energiflöden, antal felanmälan vvs, åtgärdstider).
- Fäst allt i ett ramavtal vvs som löper 2–4 år med förlängningsoption.
Roller och kontaktvägar – vem gör vad när larmet går?
- Beställare/förvaltare: Initierar felanmälan vvs, prioriterar parallella arbeten och säkrar tillträde.
- Drifttekniker/fastighetsskötare: Följer upp dagliga mätvärden, gör enklare avläsningar och åtgärder mellan besök.
- VVS-tekniker (VVSarna): Utför åtgärd, protokollför, återkopplar och föreslår förbättringar.
- Projektledare (VVSarna): Säkerställer att sla vvs hålls, samordnar leverantörer och uppdaterar avtalsbilagor.
Tabell: Exempel på avtalsinnehåll och mätetal
| Modul | Innehåll | Mätetal | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Rondering | Visuell kontroll, filter, ventiler, temperaturer | Avvikelser/rondering, åtgärdstid | En del av rondering vvs. |
| Status | Full genomgång 1–2 ggr/år | Antal rekommenderade/utförda åtgärder | Statusbesiktning vvs med protokoll. |
| SLA | Svar/åtgärd per prioritet | Uppfyllda SLA, medeltider | Nyckeldel i sla vvs. |
| Fjärrvärme | Kurvtrim, flöde, växlare, VVC | Delta-T, returtemp | Kopplas till LCC och ekonomi. |
| Tappvatten | Temp/legionella, blandningsventiler | Andel godkända mätpunkter | Egenkontroll enligt regelverk. |
| Felanmälan | Ärendehantering, triage | Antal felanmälan vvs, återkommande fel | Underlag för förbättringsplan. |
Vanliga frågor – korta, raka svar
Behöver vi verkligen ett ramavtal?
Ja, ett ramavtal vvs minskar ledtid, ger tydliga villkor och gör ekonomin förutsägbar. Det är särskilt värdefullt i organisationer med många beslutande led.
Kan vi starta utan SLA och lägga till senare?
Det går, men sla vvs ger direkt effekt i vardagen: snabbare återkoppling och tydlig prioritet. Utan SLA riskerar akuta ärenden att “krocka” med planerade besök.
Vad ingår i en statusbesiktning?
Mätningar, visuell kontroll, riskanalys och åtgärdslista. Statusbesiktning vvs mynnar ut i konkreta beslut och budgetstöd för nästa period.
Hur hjälper ronderingar ekonomin?
Rondering vvs hittar små fel tidigt, vilket sänker energi och minskar akuta stopp – LCC-vinsten är välkänd i branschen.
Checklista – kom igång på 30 dagar
- Kartlägg anläggningarna och deras kritikalitet.
- Teckna ramavtal vvs som reglerar priser, roller och dokumentation.
- Sätt sla vvs per ärendetyp och säkra jour.
- Etablera kanaler för felanmälan vvs (telefon, portal, e-post) – med triage.
- Planera rondering vvs (intervall, checklista) och första statusbesiktning vvs.
- Lägg upp mätetal: antal ärenden, uppfyllda SLA, delta-T, energikurvor, tappvarmvatten.
Så jobbar vvsarna – metodik som håller över tid
Vår modell kombinerar avtalsstruktur och fältkompetens:
- Inventering och uppstart – fastställ SLA, ronderingsplan och journalföring.
- Första åtgärdscykeln – quick wins (filter, kurvtrim, ventiler) och baslinjemätning.
- Rapport och plan – åtgärdslista efter statusbesiktning vvs, prioriterad efter risk/nytta.
- Löpande drift – rondering vvs, felanmälan vvs enligt SLA, årlig revision.
- Ständiga förbättringar – vi jämför utfallet mot tidigare perioder och justerar plan och ramavtal vvs vid behov.
Sammanfattning – avtal som gör skillnad i verkligheten
Ett bra serviceavtal vvs är mer än en prislapp på timmar. Det är en struktur som binder ihop teknik, ekonomi och juridik: sla vvs för snabb hantering, rondering vvs för tidig upptäckt och statusbesiktning vvs för riktiga beslut. Med ett genomarbetat ramavtal vvs blir allt detta förutsägbart och mätbart – och det är nyckeln till lägre livscykelkostnad, färre driftstörningar och tryggare boendemiljö. Lägg till korrekt egenkontroll och smart energioptimering, så blir avtalet den röda tråden i en professionell förvaltning som levererar – år efter år.
